¿Cómo elegir el mejor proveedor de servicios de BPO para tu empresa?

Cuando tomas la decisión de externalizar ciertos servicios, es porque ya has visto todos los beneficios que trae consigo este tipo de contrataciones para tu negocio. En este punto ya has evaluado la diferencia de costos de subcontratar, versus la inversión en contratación interna, es decir que ya habrías evaluado el ahorro de costes que te supondría tener este tipo de servicio; pero saber exactamente ¿cómo elegir el mejor proveedor de servicios de BPO para tu empresa? Pues la verdad es, que esto supone llevar a cabo ciertas tareas para poder decidir de manera correcta, cuál es el mejor suplidor para tu negocio.

Evaluar cuál de todas las empresas que te ofrecen lo que necesitas, es la perfecta para ti, o en su defecto, cuál es la que mejor se adapta a las necesidades y retos que tienes como empresa… Esta puede ser una tarea un tanto desafiante, ya que existen diversos factores que se deben tomar en cuenta.

En este artículo, veremos algunos puntos o consejos importantes que te pueden traer un poco de luz a la hora de seleccionar el proveedor perfecto.

1. Lo primero a tener en cuenta, son las necesidades propias de tu negocio: es el momento de poner sobre la mesa lo que requieres y en base a eso establecer claramente:

• ¿Cuáles son los desafíos que tienes?
• ¿Qué tareas específicas quieres externalizar?
• ¿Cuáles son tus criterios más importantes?
• ¿Por cuánto tiempo entiendes que necesitarías ese personal?

Luego de tener estos puntos claros, podemos ir cerrando nuestra lista de suplidores a los que se vayan acoplando con lo que necesitas.

2. Lo segundo es investigar e indagar: ya en este punto deberás conseguir un listado de suplidores o proveedores, solicitar cotizaciones de acuerdo a lo que solicitas, ver las opiniones de colegas u empresas afines a las tuyas que hayan tenido contacto con algunos de ellos, ver sus opiniones particulares, verificar puntuaciones u reseñas de los clientes en Google, en redes sociales, etc.

En este momento tener varias opciones de cotizaciones es relevante para evaluar lo que más te conviene como negocio.

3. En tercer lugar, vamos a evaluar el presupuesto y los costos de las cotizaciones recibidas, verificar que todos los por menores están presupuestados, que no hay ningún gasto que no esté clarificado en la cotización, y estos gastos podrían ser: tarifas de capacitación extras, costes por cambio de personal, etc.

En este punto, tener todo claro y por escrito es lo mejor, también ayuda a que el suplidor pueda darte un trato cercano y personal, para que estos temas puedan llevarse de la mejor manera.

4. En el cuarto punto ya debes planificar reuniones particulares con los suplidores del servicio: luego de que hayas visto todos los detalles anteriores, es momento de agendar reuniones con los contactos de las empresas suplidoras, para hacer las preguntas necesarias y ver si los valores de empresa suplidora se combinan con el tuyo, y pueden llegar a tener negocios.

5. En quinto lugar, ver si hay esa “Buena vibra” si tienes una buena sensación acerca de una empresa, ve con ella. Si no estás seguro, es mejor seguir buscando o indagando más.

6. Por último pero no menos importante, están los Acuerdos SLA, estos son acuerdos donde quedan asentados los compromisos acordados entre la empresa suplidora y el cliente, donde incluyen los tipos de servicios a ofrecer, los niveles de estos y de qué forma se prestarán estos servicios.

Aquí te dejamos algunos Tips para tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor de servicios de BPO:

• Reputación. ¿Qué dicen otras empresas acerca de ese suplidor? ¿Cómo está su historial de satisfacción del cliente?
• Tiempo de respuestas: ¿Qué dicen sus antiguos clientes sobre los tiempos de respuestas, cumplen ellos con los tiempos pautados? ¿Son flexibles en caso de incumplimiento?
• Cultura de empresa, lo que conlleva a tener una relación de confianza y a largo plazo: al externalizar los servicios de BPO, lleva a tu empresa a depender en muchos ámbitos de ellos, es por esto la importancia de confiar en tu suplidor, tener una relación laboral cercana; ya que para la toma de decisiones es crucial tener una comunicación fluida y constante con ellos. Es por esto la importancia de ver los valores de dicha empresa y si hacen clic con los nuestros, con nuestra filosofía, etc.
• Capacidades: ¿Puede la empresa abordar los desafíos para los que les quieres contratar? ¿Tienen los recursos, talento? ¿En caso de que un talento no funcione, te pueden cambiar al personal?
• Experiencia: ¿Tiempo de expertise de la empresa dando estos servicios? ¿Tienen experiencia en tu sector específico?
• Seguridad: ¿Cómo se protegerán tus datos? ¿Tienen las medidas de seguridad necesarias?
• Costo: ¿Cuáles son las tarifas adicionales asociadas con los servicios? ¿Son asequibles para tu negocio, puede tu negocio asumir estos costos reales?

Tener en cuenta estos importantes puntos te ayudará a elegir el mejor proveedor de servicios de BPO para tu empresa.

En conclusión, (Business Process Outsourcing) para tu empresa, es fundamental realizar un proceso de evaluación exhaustivo basado en diversos factores clave. Al considerar aspectos como la experiencia y la reputación del proveedor, su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa, la calidad de sus servicios, la seguridad de los datos, la eficiencia operativa, la flexibilidad y el costo, podrás tomar una decisión informada.

Publicado originalmente el 23 de mayo de 2023, modificado 21 de septiembre de 2023