¿Cómo conseguir una comunicación efectiva con tus equipos remotos?

Contar únicamente con herramientas físicas o técnicas no basta para mantener una comunicación efectiva con tus equipos remotos; es fundamental emplear estrategias de comunicación sólidas.

Estas estrategias no solo fomentarán una colaboración más efectiva, sino que también asegurarán un flujo constante de información entre los diferentes equipos.

Cuando los miembros del equipo se encuentran en diferentes ubicaciones, crear cohesión y lograr una comunicación fluida se vuelve más desafiante. Por lo tanto, es esencial no depender únicamente de herramientas físicas para mejorar la comunicación.

Además, debemos cultivar habilidades interpersonales como la escucha activa y la empatía. Estas destrezas son cruciales para fortalecer las relaciones y asegurar una comunicación efectiva entre los distintos equipos.

Para mejorar la comunicación la empresa puede seleccionar herramientas digitales adecuadas.

Cuando la empresa trabaja con equipos remotos es importante tener herramientas de comunicación y colaboración diseñadas para este fin, como: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace, Trello, etc. que ya hemos visto en otros post. 

Aquí algunas de estas habilidades:

• Programar reuniones periódicas: para mantener una comunicación efectiva con el equipo es crucial planificar reuniones regulares, donde se fomente la claridad, sinceridad y se expongan todos los temas de manera objetiva. Estas reuniones colaboran a la resolución de problemas, y se aprovechan para compartir los avances de los proyectos.
• Tener claridad al expresar los mensajes: ser concisos, evitar palabras redundantes, pero dar todo el contexto, establecer los objetivos y pedir feedback para confirmar que el mensaje se ha comprendido en su totalidad.
• No todo es trabajo: las reuniones informales ayudan a fortalecer los lazos entre los colaboradores, por lo que planificar alguna video llamada, o algún evento donde no se hable de trabajo, colabora a mejorar la comunicación.
• Escuchar activamente: cuán importante es escuchar, en la comunicación efectiva, escuchar atentamente lo que dice el otro es crucial, debemos prestar atención a las opiniones de los demás y buscar la manera de entender lo que nos quiere decir.
• No todos se comunican de la misma manera: hay personas que les gusta que sean concisos, mientras que otros prefieren todos los detalles, saber adaptarnos a cada estilo de comunicación es importante.
• Construye en lugar de destruir:  aborda los conflictos de manera constructiva, dando espacio a todas las partes involucradas para expresar sus puntos de vista, buscando soluciones y no culpables.
• Retroalimentar y dar reconocimiento: si no tenemos claro que las acciones realizadas están en la dirección correcta, lo seguiremos haciendo. Por esta razón proporcionar retroalimentación constante a nuestro equipo les ayuda a guiarse para mejorar sus actividades. Pero ojo, la retroalimentación debe ser personal, o sea, de manera particular y más cuando se trata de corregir alguna acción de una persona.  A diferencia de los reconocimientos, que se deben hacer en público, lo que conlleva a empoderar y mantener el compromiso de cada integrante de la organización.

En conclusión…

La implementación de una comunicación efectiva ha sido un desafío constante en el entorno empresarial, especialmente al tratar con equipos remotos. Los departamentos de Recursos Humanos han trabajado en reforzar este aspecto crucial para las organizaciones. Sin embargo, la responsabilidad no recae únicamente en ellos.

Los líderes desempeñan un papel fundamental al aplicar una comunicación efectiva y esforzarse al máximo para mantener la cohesión entre los equipos.

Este tema es tan relevante para las empresas que cuando tienen claro su relevancia se esforzarán por implementar una cultura con una comunicación abierta, donde todos se sientan seguros a la hora de expresarse.

Es necesario capacitar a los gerentes que tengan carencias de habilidades blandas. Dentro de esas habilidades podemos ver: la empatía, saber resolver los conflictos, manejar la inteligencia emocional, saber delegar y motivar a su equipo.

En estos tiempos es importante contar con estas capacidades, dado que, las personas que deciden irse de un empleo, no lo hacen por la empresa en sí, sino por los que tienen como supervisores o jefes de grupo.

Mantener una comunicación efectiva y una escucha activa con todos los integrantes de cada equipo, garantiza que estos se sientan parte de la empresa. De igual forma les ayuda a que se sientan motivados a mantener una buena actitud frente a sus compromisos laborares, independientemente de donde estén ubicados.

Publicado originalmente el 24 de agosto de 2023, modificado 22 de septiembre de 2023